Lotus Notes — это клиентская программа, которая связывается с сервером Lotus Domino и получает от него всю необходимую пользователю информацию. На сервере Domino хранятся базы данных в своем специфическом формате, в зависимости от доступа, пользователь может использовать эти базы в своей работе. База Lotus — это сложная структура, в которой хранятся не только все ее данные, но и дизайн того, как эти данные будут показаны пользователю в клиентской части программы. С точки зрения файловой структуры, одна база — это один файл (как правило). Так и с почтой пользователя нет исключений — все письма с их вложениями находятся в одном файле на сервере.
В крупных организациях система Lotus может использоваться не только как почтовый сервер, но и для организации работы своих сотрудников. В этом случае прибегают к помощи программистов, которые владеют навыками программирования языка Lotus Script. Организация ставит задачу перед программистом, а он решает ее. Так, например, в крупной организации актуально создать свою базу сотрудников, содержащую в себе такую информацию, как: ФИО, должность, фотографию, № кабинета, внутренний номер телефона и пр. Имея под рукой такую базу рядовой сотрудник всегда может найти контакты и связаться с необходимым ему человеком.
Базы данных Lotus могут использовать данные уже существующих, что и правильно, и рационально. Благодаря этому пользователю не нужно будет делать какую-то сводную таблицу из нескольких, а достаточно обратиться к программисту, который сможет это реализовать, а у пользователя уже будет выводиться конечный результат в зависимости от запроса на получение информации.