Имеено с этой позитивной идеи я бы хотел начать презентацию своего простенького решения. Возможно, многим оно окажется бесполезным, но оно есть и им можно пользоваться совершенно бесплатно!

Если в вашей компании принято планировать затраты и каждая покупка согласовывается ответственными лицами. Если документы по покупке (счета, счет-фактуры, акты или товарные накладные) проходят через вас или ваших коллег, прежде чем попасть в бухгалтерию. Если в большом объёме документов уже начинаешь путаться что из покупок оплачено, а что нет; были ли переданы в бухгалтерию закрывающие документы, или нужно напомнить контрагенту прислать их. Если нужен источник для анализа затрат по отделам. То вы зашли по адресу!

Конечно, ничего удивительного и сверхъестественного я вам здесь не предложу, но, по моему скромному суждению, мои наработки в выше описанных потребностях вас вполне могут удовлетворить. Именно из-за описанных выше потребностей возникла идея сделать инструмент, который бы объединял в себе записную книжку и чек-лист (check-list).

Из соображений наглядности, доступности, необходимости быстро реализовать минимальный функционал, возможности внесения простых изменений в конфигурацию не опытными пользователями и масштабируемости было принято решение реализовать задуманное средствами Microsoft Excel. Да, Microsoft Excel  — это не только удобная программа для хранения данных в уже нарисованных табличках, как это принято думать многими пользователями. Microsoft Excel – это мощный инструмент, который в умелых руках только своими возможностями может обеспечивать работу целых компаний. Правда не долго… Как только файл Microsoft Excel начинает весить более 1Мб – начинают появляться различные спецэффекты, усложняющие работу с ним, но это уже другая история 🙂

Сначала опишу основные этапы жизни при приобретении чего-либо в компании – идеологически этот процесс не отличается ни в одной компании. Процессы опишу сразу с завязкой на мой Excel файл – надеюсь, что это будет наглядно.

• Идея или необходимость приобрести продукт или услугу. Идея/необходимость регистрируется под определенным номером, и она получает статус «Регистрация». Назовём этот документ «Запрос на приобретение» (далее запрос)

Зарегистрированный запрос отправляется на согласование – статус «Согласование»

Согласованный запрос получает статус «Подписан».

Сохраняем запрос в электронном виде для истории (на всякий случай) в определённой папке на компьютере или сервере компании (сетевом диске, например) – устанавливаем статус «Отсканирован».

На этом активный жизненный этап (детство, отрочество, юность) запроса на приобретение завершился и начинается его зрелая жизнь и старость. В итоге у нас есть одобренная сумма на приобретение чего-то определённого.

• Под согласованный запрос получаем от поставщика счет и регистрируем его. Отдаём счет на оплату в бухгалтерию и отмечаем, когда передали счет.

От изначальной суммы запроса остается разница между согласованной суммой в запросе и суммой в счёте. Как правило эти суммы равны и разница равна нулю, но не обязательно мы расходуем сумму запроса сразу одной оплатой – оплат может быть несколько.

Но после регистрации счёта у нас появляется сумма по незакрытым документам для бухгалтерии – закрытием оплаты для бухгалтерии является наличие следующих документов: счёт-фактура (может отсутствовать, если поставщик работает без НДС, а по упрощённой системе налогообложения), акт выполненных работ или товарная накладная.

• Когда мы получаем от поставщика счет-фактуру и акт выполненных работ (или товарную накладную), то мы регистрируем эти документы под соответствующим запросом и передаём документы в бухгалтерию – отмечаем дату передачи документов.

Тем самым уменьшаем сумму по незакрытым оплатам перед бухгалтерией компании.

Давайте разберемся по этапам. Если в вашей компании отсутствуют первые 4 этапа – значит они или не в явном виде выражены, или вы не попадается под критерии целевой аудитории потенциальных пользователей, описанных в самом начале статьи 😀

Если же процесс согласования можно выделить, но он в устной форме и неоткуда брать номера запросов – номер согласованию можно присваивать самостоятельно по порядку и не обращать внимание на сохранение результатов согласования.

Если же есть какие-то процессы, подтверждающие процесс согласования – то мой файл будет использоваться на все предусмотренные 100% своего небольшого функционала.

Остальные этапы всегда присутствуют – это основа бухгалтерского учёта. Но нам не нужны детали – поэтому всё сведено к минимуму.

Как видно из иллюстраций, основные рабочие вкладки моего Excel файла – это «PR», «Счета» и «Закрывашки». На них ведётся учёт документов и минимальный расчёт.

Так же присутствуют вкладки «Инструкция». В которой более детально написано как пользоваться файлом. В том числе и что нужно указать на вкладке «Настройка». В процессе работы вкладки «Инструкция» и «Настройка» не понадобятся – их можно будет просто скрыть, чтобы не мешались.

Если вы привыкли держать всё под контролем (в том числе и свой документооборот в отделе) но вы не бухгалтер и специального инструмента для этого нет, то это файл просто обязан вам помочь. Если его вести аккуратно и отмечать движение документов каждый раз, когда они проходят через руки ответственного сотрудника – всегда можно увидеть следующие данные:

• На какой стадии находится согласование покупки
• Был ли получен счет, передан ли он на оплату в бухгалтерию
• Были ли получены закрывающие документы и передавались ли они в бухгалтерию
• При правильном ведении электронных документов, подтверждающих процесс согласования – их можно открыть из Excel файла по прямой ссылке (иногда требуется его распечатать и приложить к счёту, например, как аргумент для незамедлительной оплаты)
• При получении закрывающих документов от контрагента – можно их идентифицировать как уникальные или повторные. Бывают такие случаи, когда контрагент дважды присылает одни и те же документы и бухгалтерия по ряду причин проводит их дважды в своей системе, что может повлечь за собой ряд не критичных, но неприятных последствий.
• На основании введённых данных можно построить сводную таблицу и отследить затраты в интересующем разрезе. Можно спрогнозировать бюджет на определённый период
• Имея навык и опыт работы с Microsoft Excel и чуточку фантазии – таблица дорабатывается и подгоняется под свои уникальные нужды. Т.е. таблица никак не защищена от изменений и открыта для творчества.

В связи с тем, что этот файл получил своё индивидуальное название – пост размещён в разделе «Мои программы», хотя, как понимаете, в чистом виде это сложно назвать моей программой 😀

На всякий случай файл получил рабочую версию 1.0 – вдруг у меня (или ещё кого-то) появится потребность или желание его доработать и модификации станут появляться в будущих статьях J

А вот собственно и сам файл: PR Registry V1.0 (482 Загрузки)

Если Вам понравилась статья и идея такого простого файла – не забывайте оставлять свои комментарии. Это стимулирует на дальнейшие творческие идеи.